ERP: Conceptos básicos y un caso de estudio

Iván Becerra
Socio Director

Un ERP, «Enterprise Resource Planning» por sus siglas en inglés, es un software que tiene como objetivos principales la gestión de los distintos departamentos de las empresas a través de módulos y la integración de los procesos de negocio entre si.

Aunque los sistemas ERP puedan suponer una gran inversión para las empresas, las ventajas que aportan suelen tener un gran impacto. Según una encuesta de Panorama Consulting realizada en el año 2013, además de agilizar y optimizar los procesos de negocio, un 40% de las empresas que adquieren un ERP señalan un aumento en la productividad. 

Estos incrementos son frutos indirectos de las características intrínsecas de los ERPs, las cuales permiten:

  • Mayor eficiencia en los procesos de negocio. Esto es, mayor fluidez de la información entre los departamentos de una empresa.
  • Mejora el proceso de toma de decisiones, debido a que facilita enormemente la capacidad analítica de la información.
  • Mayor seguridad de la información. Permite definir quién tiene acceso a qué, y a la vez centraliza los datos para brindar más seguridad e integridad a los datos.

Desde la década de los 70’s varios fabricantes han venido desarrollando el software ERP para la gestión de procesos productivos en grandes compañías. La forma de implementarlo era «On Premise», es decir, se instalaban en servidores alojados en las oficinas del cliente, o en servidores proporcionados a los clientes por proveedores. 

A partir del año 2010, se empiezan a desarrollar los primeros entornos SaaS, del inglés «Software as a Service», que permiten al cliente pagar solo por lo que usa. Es decir, pagar por el tiempo o recursos computacionales que se utilizan. Los fabricantes de ERP también dan el paso al Cloud ofreciéndolos como servicio SaaS y, poco a poco, las compañías van adquiriendo este tipo de solución. 

¿Qué ventajas tiene un ERP en la nube?

Vamos a comentar las cuatro ventajas más importantes que tiene un ERP en un entorno Cloud.

  1. Económicas: El cliente paga únicamente por lo que usa y tiene flexibilidad total a la hora de hacer cambios de licenciamiento o almacenamiento, en función de las necesidades que se le vayan presentando. Por ejemplo, un cliente puede contratar mayor número de usuarios de la aplicación en una temporada alta, y darles de baja en temporada baja. Adicionalmente, un ERP en la nube no incurre en costos de infraestructura.
  2. Seguridad: Fabricantes como Microsoft y SAP, tienen infraestructuras propias con altos niveles de seguridad y redundancia en sus sistemas, por lo que es muy difícil que se produzcan pérdidas de datos.
  3. Reducción de tiempos: La implementación de sistemas Cloud, por naturaleza, requiere menos tiempo que los sistemas tradicionales. Esto no es excepción para los ERP. Adicionalmente, el nivel de personalización en los ERP en la nube suele ser menor.
  4. Actualizaciones: Algunas soluciones ERP aplican de forma automática las actualizaciones de versión del sistema. Esto tiene grandes ventajas para el cliente, ya que elimina la necesidad de gestionar migraciones de versión que podían incurrir en la inversión de una importante cantidad de recursos para llevarlas a cabo, sobre todo en casos en que el grado de personalización era alto.

Aunque actualmente son más las ventajas de un ERP Cloud frente a un ERP On Premise, algunas compañías aún podrían considerar implementarlo de manera tradicional. Específicamente cuando requieren de un nivel muy alto de personalización del sistema, o cuando quieren adquirir las licencias del producto en una sola compra, sin tener que incurrir en costos periódicos.

ERP en la actualidad

En el 2020, se marcó un antes y un después en el proceso de transformación digital de la mayoría de las empresas en todo el mundo. Todo ello motivado por las crisis del coronavirus, que ha obligado a muchas de estas empresas a cambiar sus modelos de negocio, potenciando la venta en línea de sus productos y servicios y ofreciendo soluciones de teletrabajo a sus empleados. 

Esto ha supuesto un incremento de la demanda de servicios en la nube, por lo que los principales fabricantes de este tipo de servicios han tenido que redoblar esfuerzos para poder atender la demanda. 

Microsoft ha hecho su parte con su solución ERP en la nube llamada: Microsoft Dynamics Business Central. Un aplicativo del que podemos destacar las siguientes áreas funcionales, dependiendo de si el tipo de licencia es Essentials o Premium: Gestión de proyectos, Gestión Financiera, Operaciones, Ventas/gestión del servicio y Cadena de suministro. La integración de estas áreas funcionales hace de este Software una herramienta óptima a implantar en empresas vinculadas al sector retail, distribución, fabricación y servicios. 

Caso de éxito: Implementación de un ERP

“Microsoft Dynamics nos ha permitido mejorar los procesos de negocio, así como mejorar nuestra capacidad de análisis de la información, dos puntos clave para seguir creciendo.” Liborio Porteros, CEO del Grupo Atenoil.

Atenoil, es un grupo empresarial propietario y operador de estaciones de servicio multimarca por todo el territorio español. Actualmente cuenta con más de 30 estaciones de servicio.  

En el año 2016, el grupo se enfrentó con problemas que generaban las herramientas de software con las que disponían en ese momento, como la complejidad en la gestión diaria, duplicidad en operativa interna, así como una enorme dificultad a la hora de analizar los datos, ya que existían varias fuentes de datos los cuales no estaban homogeneizados.  

La solución fue la instalación de un ERP que, a nivel central, le permitió llevar toda la gestión económica y financiera de sus empresas, mejorando todos los procesos de negocio, consolidando la información de ventas e inventario de todas las estaciones en un sistema centralizado. Por lo que se ha podido realizar una completa analítica de datos a través de un cuadro de mando, en donde se analizan todos los indicadores claves del negocio.  

Esto ha permitido al grupo empresarial, que inició con una estación y 3 trabajadores en 2016, generar un crecimiento a 30 estaciones y 250 trabajadores con los que cuentan actualmente. Gracias a la gestión más eficiente de los recursos y de la información, Atenoil está más organizado y preparado para una expansión aún mayor. Sus planes prevén superar las 100 estaciones de servicio en los próximos 4 años. 

Conclusiones

Hemos visto que los sistemas ERP integran los procesos de negocio y centralizan su gestión. Esto permite a las empresas crecer de forma homogénea, ya que existe mayor fluidez y congruencia de la información, la cual se analiza de manera más eficiente conllevando a una mejor toma de decisiones de negocio. Todo esto en un entorno centralizado con mayor seguridad de datos. 

Esto convierte a los sistemas ERP en herramientas esenciales para cualquier empresa que se dedique a la fabricación, distribución y/o venta de productos, así como al sector de servicios. 

Cabe destacar que el gobierno de España tiene a disposición la iniciativa KIT DIGITAL, el cual tiene como objetivo desarrollar el tejido económico nacional a través de la transformación digital. Como parte de esta iniciativa, se pondrán a disposición ayudas públicas dirigidas también a la adquisición de sistemas ERP. 

Para la implementación de un sistema ERP, es importante definir exactamente las necesidades de la empresa y el alcance que se quiere obtener. Para esto, antes de contratar un servicio, aconsejamos apoyarse en un proveedor de confianza que pueda asesorar en las necesidades reales de las empresas, haciendo un diseño personalizado de las funcionalidades a contratar.  

El Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital ha constituido una red de Oficinas Acelerapyme, entre las cuales está la OAP de A Coruña, que pueden dar asesorías y ser punto de contacto con los mejores proveedores de tu comunidad.

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