ERP: Digitaliza cada Área de tu Empresa

ERP, Expertos

En este mismo Blog de la Oficina Acelera Pyme, se puede encontrar una entrada anterior explicando en qué consisten los ERPs, su utilidad para las empresas, así como un caso de éxito para ejemplificar y apreciar sus beneficios.

Por lo que, para ampliar lo ya expuesto, se procede a aportar en esta entrada unas nociones básicas para saber que módulos se pueden integrar en la mayoría de los sistemas de ERPs en función de las necesidades de diferentes áreas de una empresa. De hecho, un ERP es una plataforma que permite adoptar distintos módulos de trabajo, adaptándose a las exigencias específicas de las empresas. A continuación, se describirán los módulos más destacados y populares, además de algunas aportaciones y funciones transversales para mejorar la gestión de los procesos.

Ejemplos destacados de uso de un ERP por área:

Inventario

Este módulo ayuda a medir los objetivos de existencias, pudiendo planificar las compras o decidir cómo se distribuyen los artículos que se van a vender. De esta manera se consigue estandarizar las reposiciones y llevar a cabo un seguimiento de todos los productos a través de un número de serie asignado a cada uno de éstos. Además, ayuda a planificar las compras y optimizar los gastos variables de la empresa.

Compras y Ventas

Este módulo gestiona los pedidos y las facturas de las empresas, agilizando en los procesos de venta de productos y reduciendo significativamente el tiempo dedicado a realizar un pedido.

Con este módulo es posible efectuar las cuentas a cobrar y pagar, realizar operaciones con proveedores y establecer relaciones directas con los clientes, así como pedidos, precios, facturación y plazos de entrega. También facilita la detección en errores de presupuesto, disminución del margen de error y gastos innecesarios. A través de análisis de datos, nos permite monitorear variaciones de costes y tomar mejores decisiones.

Fabricación

Conocido también como módulo de producción o ingeniería. El objetivo de este módulo es controlar en todos los puntos la fabricación, y así hacerla más eficiente. La eficiencia se consigue mediante la planificación en la elaboración de los productos, previsión en la comercialización de los ya fabricados y el seguimiento de la producción diaria.

Marketing

Este módulo habilita la recopilación de datos de los clientes actuales y los potenciales para que se puedan tomar decisiones y se pueda mejorar su experiencia. Además, el conocimiento obtenido de los usuarios, por ejemplo, permite crear campañas de anuncios específicas, detectar y anticiparse a las posibles necesidades del cliente, sólo por mencionar algunas que pueden ser básicas.

Área Financiera

Es una de las áreas esenciales y uno de los módulos fundamentales que interesa disponer a las empresas. El objetivo de este módulo será administrar el capital disponible permitiendo tener una visión más clara del dinero que entra y sale de la empresa. Permitirá realizar, por ejemplo, cálculos de operaciones financieras tales como: gestionar transacciones contables estándares, incluyendo el balance contable, tramitar impuestos manteniendo actualizadas las regulaciones fiscales existentes y, además, efectuar la conciliación bancaria.

Cadena de Suministro

Este módulo ayuda a agilizar los procesos de logística y gestión de transporte cubriendo toda la cadena de suministro. Incluye funcionalidades como la tramitación de órdenes de compra, la automatización de procesos y el flujo de producción hasta que el artículo llega al consumidor, y viceversa en el caso de retiradas o devoluciones. Además, se puede planificar el servicio al cliente de un modo más efectivo y mejorar el cumplimiento de los pedidos en tiempo y forma.

Recursos Humanos (RRHH)

Un ERP en el área de RRHH facilita una mejor gestión del capital humano para así obtener un crecimiento en los empleados, y mejorar los procesos internos como hojas de horas, registros de trabajadores, evaluaciones de desempeño, sistemas de nómina y perfiles de trabajo. Además, puede utilizarse en las fases previas de contratación, es decir, en la fase de publicación de ofertas laborales y convocatoria y elección de candidatos.

Comercio Electrónico

Este módulo integra la gestión de múltiples canales de venta online con otras áreas del ERP que se han visto anteriormente. El ERP puede recopilar información para evaluar más fácilmente los datos, pedidos, promociones, ofertas y comisiones, pudiendo llevar un mejor control de las ventas on-line.

Funciones transversales a diversas áreas gestionadas por los ERP:

Informes automatizados

Todos los módulos pueden facilitar la elaboración de informes en todos los puntos comentados anteriormente. Los empleados evitarán dedicar tiempo a realizar informes ya que se extraen de los módulos instalados. El módulo es personalizable en función de la información que se quiera obtener.

Gestión de proyectos

Este módulo vincula las actividades de un proyecto con el área financiera para poder generar diferentes datos que nos permiten evaluar el éxito o el fracaso de un proyecto. Puede medir desviaciones del proyecto, tanto en términos económicos cuanto, en términos de desarrollo, permitiendo adoptar medidas correctivas a tiempo.

Seguimiento del cumplimiento

A través de este módulo se puede gestionar el cumplimiento de las regulaciones a las que está obligada cada empresa. Se encarga de actualizar toda la legislación aplicable, tanto local como nacional, las medidas de seguridad y los requisitos de documentación necesarios para cumplir con las normativas vigentes.

Optimización de IT

Este módulo está centrado en optimizar la estructura de IT, para mantener el buen funcionamiento de todos los sistemas.

ERP: ¡Una herramienta necesaria para las empresas del siglo XXI!

Después de repasar algunas de las principales áreas y los módulos que se podrían aplicar, se puede apreciar que un ERP simplifica procesos y genera informes en tiempo real para la toma de mejores decisiones. Ofreciendo soluciones para tareas de gran complejidad y siendo capaz de asimilar la evolución según el desarrollo de la actividad.

Además, se puede apreciar que un ERP cuenta con opciones para la mayoría de las áreas principales de las empresas, por no decir todas, y que son integrables entre sí. Esto permite, de una manera fácil, compartir información y disponer de un único sitio donde realizar consultas de diferentes datos para toda la empresa.

Si quieres conocer más sobre los ERP, durante las actividades de la OAP, hemos celebrado un Webinar para informar a las empresas sobre los aspectos a tener en cuenta en la selección de ERPs abordando los aspectos tecnológicos, funcionales, económicos y de proyecto. En este enlace puedes descargar de forma gratuita tanto la ponencia cómo la presentación del evento.

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