Estamos viviendo una transformación digital sin precedentes, una auténtica revolución industrial, que está cambiando la forma en la que trabajamos, pensamos y nos relacionamos unos con otros.

De la mano con esta gran revolución, viene también un gran cambio paulatino en la forma que tenemos de pensar en la sostenibilidad de nuestro planeta a largo plazo, valores más ecológicos y prácticas más sostenibles sustituyen a antiguas formas de actuar.

Y aquí entra el papel. Esa figura tan familiar y tan aparentemente indispensable y fundamental para el correcto funcionamiento de, sobre todo, instituciones y empresas. Hoy estamos aquí con vosotros para responder a esta simple pero no sencilla pregunta; ¿es posible tener una oficina con cero papeles?

Características y situación del uso del papel

Esta fantástica herramienta que nos acompaña desde los primeros papiros egipcios nos ha permitido preservar información y pasarla de generación en generación. Sin embargo, dejando la nostalgia y el agradecimiento a un lado, el papel es, hoy en día, una herramienta obsoleta, económicamente costosa y notablemente contaminante.

El mayor problema con el papel radica en que la contaminación no se genera solamente en su producción, ya que a lo largo de todo el proceso encontramos con labores de extracción de madera y tala, transporte de materias primas, consumo de cantidades ingentes de agua para su transformación, transporte de producto terminado y contaminación medioambiental al no reciclarse. Es una espiral de contaminación que no cesa.

A mayores, al trabajar con papel nos encontramos con muchas barreras en lo que a gestión se refiere, ya que el papel puede estropearse, perderse o deteriorarse, no es fácilmente manipulable y ancla a un formato físico muchas tareas que ya se desarrollan, normalmente, en un mundo digital.

Pese a todo, nos encontramos todavía con el hecho curioso de que la gran mayoría de empresas e instituciones siguen utilizando el papel como su medio vertical de trabajo. Pero todavía más curioso es que una vez explicados los beneficios de trabajar en un entorno, disculpad el anglicismo, “paperless” y de aclarar los pasos para alcanzar esa idílica oficina papel cero, no nos hemos encontrado todavía con ningún caso que decidiese seguir trabajando con papel.

¿Qué es exactamente el cero papel?

No empecemos la casa por el tejado… por supuesto que no se trata de que mágicamente, de la noche a la mañana, pasemos de trabajar únicamente con papel a hacerlo todo de forma digital.

El cero papel es un concepto de oficina que funciona, de forma integral, sin la necesidad de la intervención de procesos a través de formatos físicos (papel). Esto se consigue a través de un proceso de análisis de flujos de información dentro de la organización:

1. Primero se determina en qué puntos del flujo de trabajo normal se genera papel, en qué cantidades y con qué frecuencia.
2. Se analiza las personas y/o departamentos que necesitan o necesitarán acceder a esa información a lo largo del tiempo.
3. Se estudia la implantación de diferentes herramientas en base a la tipología y frecuencia de generación de papel, en base a las necesidades de cada documento, para empezar a generar y tratar esos documentos digitalmente.
4. Se realiza el desarrollo con pruebas en vivo de las soluciones y herramientas elegidas.
5. Implantación completa y transición a una OSP (Oficina Sin Papeles).

Lógicamente, no será igual de complejo alcanzar una OSP para un pequeño despacho de 5 trabajadores que para una multinacional de 500 empleados. Por lo cual, sumando esta complejidad a muchos otros factores, los expertos recomiendan buscar el asesoramiento profesional en materia de digitalización, para realizar todas las partes del proceso de forma integral con un mismo socio tecnológico.

Beneficios de la OSP

Aparte del indudable impacto positivo que tendremos sobre el medio ambiente al llevar nuestras gestiones desde una OSP, existen una serie de ventajas o beneficios asociados a la implantación de esta tipología de oficina:

• Ahorro de costes: El tratar todos los documentos de una forma digital tiene un impacto directamente proporcional sobre la reducción de gastos en la compañía. Se reducen los costes de compra de papel, se ahorra en compra de tinta y mantenimiento para impresoras y desaparecen también los costes de envío de documentación por correo postal.
• ¿Mi oficina era tan grande? … Podrás reencontrarte con los espacios libres de tu oficina, al eliminar el papel digitalizando todos los documentos preexistentes, y sin la generación de nuevos papeles, tu archivo pasará a ser digital. Derivado de esto, podrás utilizar estos nuevos espacios libres para otros usos que aporten un mayor valor añadido a tu negocio.
• Gestión del tiempo: Se acabó el esperar dos semanas a que te devuelvan la documentación firmada por correo, bon voyage al buscar y rebuscar en el archivo por ese documento que sabes que has guardado pero no recuerdas dónde… Podrás dedicar tu tiempo y tus esfuerzos a tareas que, de verdad, sean importantes para ti.
• Flexibilidad: Una Oficina Sin Papeles te permite trabajar libremente, estés donde estés, compartiendo información y documentos en tiempo real con tus compañeros, clientes o proveedores.
• Seguridad y control: La seguridad de los archivos digitales es intrínsecamente superior a la de los archivos físicos, ya que no están expuestos a deterioros o destrucciones y extravíos accidentales. Estos archivos digitales son mucho más fáciles y suponen un menor coste a la hora de realizar copias de seguridad. Del mismo modo, al poder controlar quién, cómo y desde dónde accede a tus datos, es mucho más complejo que terceros, ajenos a la compañía, puedan hacerse con esos datos.
• Mejora la calidad de trabajo: Un punto que muchas veces se obvia al hablar de los beneficios de trabajar en una OSP, pero que es fundamental y tan importante como los demás. No hay nada más satisfactorio que trabajar con herramientas modernas, que complementan tu día a día y eliminan tareas repetitivas que consumen grandes cantidades de tiempo.

La Oficina Sin Papel, ¿para todos?

Si.

En la actualidad existe una suficiente variedad de herramientas y soluciones que permiten que cualquier compañía o institución, independientemente del tamaño, pueda optar a llevar a cabo un proyecto de OSP sin que le suponga un coste económico exorbitante.

Sin duda en todo el maremágnum de digitalización, transformación digital e industria 4.0 que estamos viviendo, puede parecer que el llegar a una OSP es una opción más en el camino. Nosotros, y los cientos de proyectos de OSP que hemos realizado con éxito, creemos que trabajar a través de una OSP es un nexo de unión directo con el floreciente mundo digital y será, en poco tiempo, la forma de trabajar estándar en la gran mayoría de empresas de nuestro país.