La digitalización de los puestos de trabajo ¿Qué nuevas necesidades han surgido?

Expertos, Teletrabajo

En los últimos años el mundo laboral ha experimentado multitud de cambios en el desempeño de sus actividades. Muchos sectores han evolucionado su forma de trabajo manual a una mucho más digitalizada, es el caso del sector administrativo. Mientras que otros han tenido que adaptarse a los cambios a medida que se iban realizando en sus actividades, como los sectores de la automoción o informático. Sin embargo, existe una característica común que se ha ido modificando en la gran mayoría de sectores, la digitalización de los puestos de trabajo.

En el año 2022, tras la crisis sanitaria mundial, muchas empresas han centralizado la digitalización del puesto de trabajo en uno de los pilares de mejora, incluyendo, principalmente, el teletrabajo como alternativa para el desempeño de la actividad.

Aspectos normativos

Para que esta nueva forma de trabajo se haya podido implementar, se tuvo que establecer un marco legal capaz de regularla. La Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia, es la encargada de regular dicha actividad, cuya actuación alcanza al conjunto de los trabajadores, incluido a los autónomos. Además de identificar a los afectados, aborda los siguientes aspectos:

  • Voluntariedad del desempeño, ya que se necesita un acuerdo firmado para poder realizar el teletrabajo.
  • Los derechos disponibles, que son los mismos que los trabajadores que no ejercen teletrabajo.
  • Al igual que ocurre para los trabajadores presenciales, deberán tener un control de la jornada laboral con la fijación de horarios correspondientes.
  • La obligación por parte de las empresas para mantener en correcto estado las herramientas de trabajo.
  • La no modificación salarial por realizar teletrabajo.

Tras conocer los aspectos claves de la ley, las empresas deberán ofrecer a sus trabajadores la posibilidad de realizar teletrabajo. Para ello deberán una serie de premisas primordiales:

  • Lo primero de todo, como menciona la ley, se deberá firmar un acuerdo entre las partes para el desempeño del teletrabajo.
  • Una vez firmado se deberá ofrecer todo el material necesario para el desempeño de la actividad, así como encargarse del correcto funcionamiento y mantenimiento del material aportado.
  • La implementación del teletrabajo requiere una serie de conocimientos no llevados a cabo en el trabajo presencial. Por ejemplo, conectarse a la red privada de la empresa o desempeñar actividades a distancia que antes eran presenciales. Por ello, se necesita ofrecer a los trabajadores una formación óptima para el buen funcionamiento de la actividad en remoto.
  • Además, para mantener una buena comunicación entre los empleados, se ofrecerán diversos canales y dispositivos que permitan desempeñar correctamente el flujo comunicativo.

Un paso para comenzar a instaurar esta forma de trabajo será la implementación de infraestructuras que posibiliten la digitalización del puesto de trabajo, tales como la infraestructura de escritorio compartido o la infraestructura de escritorio virtual.

Digitalización de puestos de trabajo: Concepto e infraestructuras posibles

La digitalización de los puestos de trabajo implica adoptar diversas medidas relacionadas con la mejora digital de las tecnologías, así como el material y herramientas que se emplean para desempeñar las funciones asociadas a las labores del puesto de trabajo. Asociamos este procedimiento a la deslocalización del puesto de trabajo, pero va más allá. Es la posibilidad que disponen las empresas de promover alternativas de desempeño de las tareas adaptadas en mayor medida a las necesidades los trabajadores.

Este proceso no solo depende de toda la inversión realizada en tecnología o innovación, también depende del principal activo de cada empresa para el desempeño de su actividad: las personas.

Aunque en el presente contenido no desarrollemos el rol que tienen los individuos en la digitalización de los puestos, cabe mencionar que las habilidades, conocimientos y competencias digitales que dispongan los trabajadores, sumados a las herramientas disponibles, hacen que esta digitalización sea más exitosa.

Para poder disponer de una digitalización del puesto de trabajo, se pueden identificar 2 tipos de infraestructuras para ello:

  1. Infraestructura de escritorio compartido o Hot desking
  2. Infraestructura de escritorio virtual
¿Qué es la infraestructura de escritorio compartido o Hot desking?

La infraestructura de escritorio compartido o Hot Desking permite a varios trabajadores emplear una sola estación de trabajo para diferentes períodos de tiempo. Esto proporciona que distintos empleados de una misma empresa puedan aprovechar un mismo espacio o escritorio, pero en diversos momentos. Un ejemplo muy práctico sería, dentro de una empresa, crear un lugar común donde existiesen un número de escritorios o de ordenadores de sobremesa. Los ordenadores estarán asignados a los asistentes de ese día, de forma que una parte del personal trabaje presencialmente en la oficina y la otra de forma remota.

Para poner en práctica el Hot Desking, muchas empresas disponen de aplicaciones de reserva de puestos de trabajo en tiempo real, permitiendo que los trabajadores conozcan en todo momento la disponibilidad de este.

El escritorio compartido ofrece a las compañías y empleados una serie de ventajas:

  • Favorece la colaboración entre compañeros, ya que acerca a trabajadores de diferentes eslabones de la cadena de producción, permitiendo así reducir el número de interacciones y agilizando el trabajo.
  • Los gastos de oficina, al disponer de menor material de desempeño, se ven reducidos.
  • Genera una diversidad de ambientes de trabajo para alcanzar mayores niveles de concentración, motivación o inspiración.
  • El hecho de ser un escritorio compartido conciencia a los trabajadores para que puedan ser más ordenados en su día a día, mejorando su productividad.
¿Qué es la infraestructura de escritorio virtual?

La infraestructura de escritorio virtual es aquella que permite almacenar entornos de escritorios en un servidor centralizado y los distribuye a los usuarios finales según sus necesidades. Además, otorga la opción de acceder desde cualquier dispositivo digital, ya sea ordenador, móvil o tableta. Dicha infraestructura dispone al usuario del contenido que ofrece internamente la compañía, pudiendo entrar al mismo sistema o configurarlo de forma personalizada. Para cada equipo con el que se acceda, se dispondrá de la misma organización en cada inicio de sesión.

El funcionamiento de esta infraestructura se configura de la siguiente manera: el trabajador inicia sesión en el escritorio del equipo a través de un software específico, autentifica el inicio y acepta la conexión. El software tiene la capacidad de verificar y analizar la solicitud para poder así enviar al usuario al escritorio correspondiente.

Un ejemplo sería el de un usuario que dispone de un ordenador portátil y se quiere conectar al escritorio desde su casa. En este dispositivo se encuentra instalada una aplicación de escritorio virtual, donde accedería mediante una clave y posteriormente recibiría un código de verificación en su móvil o cualquier otro medio que le permita verificar el acceso. Una vez que se haya incluido el código solicitado, el empleado podrá entrar a su escritorio e iniciar sus tareas.

Esta infraestructura dispone de una serie de ventajas:

  • Permite el acceso en cualquier lugar y momento, facilitando el trabajo remoto de los empleados.
  • Incorpora un almacenamiento de datos cifrado, dando así una mayor confianza y permitiendo que se pueda trabajar con la mayor seguridad posible, sin posibles pérdidas del contenido que disponga.
  • Da un amplio abanico de posibilidades de acceso y de cantidad de dispositivos conectados, ya que no está asociado a un hardware concreto.
  • Al igual que el Hot Desking, permite a las empresas la no dependencia de un ordenador fijo, posibilitando que puedan disponer de otros medios de uso idéntico como ordenadores portátiles.

Conclusión

Ambas formas mencionadas de digitalizar los puestos de trabajo se adaptan a la modalidad de teletrabajo y pueden ser beneficiosas para una empresa.

Las infraestructuras de Escritorios Virtuales ofrecen una mayor rentabilidad a las empresas. Centralizan la información de la compañía y permite el ahorro de los costes asociados al puesto de trabajo como la luz, el agua, la calefacción o aire acondicionado. En cambio, el Hot Desking también favorece el ahorro de costes, pero destaca como ventaja la facilidad para forjar los vínculos necesarios entre los trabajadores.

Ambas infraestructuras permiten a las empresas adaptarse al teletrabajo, lo que las hace mucho más atractivas para la futura demanda de empleo. Esta situación ya se está viendo reflejada en más de un tercio de las solicitudes de empleo en LinkedIn, dónde se decantan por una flexibilidad del entorno.

Tras la pandemia vivida, el teletrabajo ha llegado para quedarse y permite a los trabajadores conciliar su trabajo con su vida personal. Además, ofrece diferentes formas de ahorro a las empresas.

Por todo lo mencionado, estas infraestructuras son un claro ejemplo de como existen soluciones tanto para la empresa como para los trabajadores para poder optar por esta forma de trabajo.

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