BI y la actualidad, ¿Qué significa?
En la gestión de un negocio, el paso de los años ha demostrado que existe una necesidad creciente por la disposición de herramientas de gestión de los clientes, productos, proveedores y procesos de negocio interdepartamental. Todo ello viene ligado a una creciente toma de decisiones a través de las diferentes metodologías las cuales se unifican en Business Intelligence (BI).
BI, del inglés Business Intelligence o Inteligencia de Negocio, es el conjunto de las metodologías, aplicaciones, prácticas y capacidades enfocadas a la creación y administración de información que permite a los usuarios de una organización tomar mejores decisiones. Este conjunto de “conocimientos” permite entender como adaptar toda la información que se dispone en la empresa para mejorar la rentabilidad y la productividad de la misma. Además, puede ayudar a detectar e identificar los problemas, riesgos y oportunidades, generando un aumento de la confianza dentro de una compañía en sus actuaciones.
En 2017, un estudio realizado por el Instituto Tecnológico de Massachusetts, reflejó que más de la mitad de las empresas del mundo obtienen una ventaja competitiva aplicando las tecnologías de BI. Un ejemplo claro fue la Corporación Unificada Nacional de Educación Superior de Colombia, que, gracias a la incorporación de una herramienta de BI, consiguió ahorrar unos 120 mil euros en 2 meses de implantación.
Dentro de BI se pueden identificar una serie de herramientas, las cuales trataremos de definirlas y entenderlas: Data Warehouse, Reporting, Análisis OLAP (Online Analytical Processing), Análisis Visual, Análisis predictivo, Cuadro de mando, Cuadro de mando integral, Minería de datos, Gestión del rendimiento, Previsiones, Reglas de negocio, Integración de datos –que incluye ETL (Extract, Transform and Load)-, etc.
¿Qué son las herramientas de BI?
Como mencionamos, existen una serie de tecnologías de BI que permiten a las empresas unificar sus conocimientos y conocer su entorno, para que puedan presentar una ventaja competitiva frente al resto de competidores de su sector. Las principales herramientas que se utilizan en el mundo empresarial son:
- El Almacén de datos, en inglés Data Warehouse, es una base de datos que integra y limpia información de una o más fuentes distintas, para después procesarla. Esto permite que la información se pueda analizar a gran velocidad y desde distintos puntos de vista. Las características del Data Warehouse son:
- Los datos se organizan en temas que permiten facilitar el acceso y entendimiento a los usuarios.
- Almacena la información del estado del negocio para el análisis de tendencias, puesto que posibilita comparar los datos guardados.
- Una vez almacenado, no permite eliminar ni modificar la información del dato.
- La estructura de almacenamiento debe ser consistente, pudiendo tener distintos niveles de detalle para adaptarse de una forma más adecuada a las diversas necesidades de los usuarios.
- El Data Warehouse permite la existencia de datos sobre datos, es decir, metadatos. Esto permite que se puedan reducir y automatizar la adquisición de información para una búsqueda más precisa de los datos.
- El informe, en inglés Reporting, es un documento que refleja los resultados de uno o varios procesos de negocio. Suele contener texto acompañado de elementos como tablas o gráficos para agilizar la compresión de la información presentada. Podemos distinguir 3 tipos de Reporting: estáticos, que ofrecen datos relevantes en un período concreto para un detalle más específico, paramétricos, que ofrecen información actualizada o a tiempo real que permiten una mayor interactuación con el usuario, y ad hoc, creados por el usuario final a través de metadatos que permiten el uso de un lenguaje propio para tratar de dar respuesta a una necesidad específica. Además, todo informe debe contener los siguientes elementos básicos para su comprensión:
- Texto
- Tablas
- Gráficos
- Mapas
- Métrica
- Alertas visuales y automáticas
- Análisis OLAP (Online Analytical Processing), es la herramienta que permite organizar grandes bases de datos empresariales y proporcionar un análisis complejo. Las herramientas OLAP están formadas por un motor que permite la organización y consulta de datos, y un visor que permite consultar, manipular, reordenar y filtrar datos existentes.
- Cuadros de mando, del inglés Dashboard, es un sistema que informa de la evolución de los parámetros fundamentales de negocio de una organización. Dichos cuadros permiten presentar una cantidad reducida de aspectos de negocio, utilizando elementos gráficos e interactivos para potenciar el análisis en profundidad y comprender la información consultada.
¿Qué ventajas proporciona las herramientas de BI?
Las herramientas de BI aceleran y mejoran la toma de decisiones, por lo que el aprovechamiento de sus tecnologías puede ser muy útil para aumentar la eficiencia operativa e identificar nuevas oportunidades de ganancias y tendencias de mercado.
Ventajas de uso del Data Warehouse:
- Ayuda en la predicción de situaciones futuras, ya que su capacidad de almacenamiento permite realizar distintos análisis en diferentes escenarios.
- Favorece de forma rápida la toma de decisiones mediante el análisis rápido y preciso que ofrece el almacenamiento de datos.
- Además del almacenamiento, optimiza para precisar estadísticamente y generar informes con excelentes retornos de inversión.
- Permite que las partes de la empresa puedan comunicarse de manera fluida, disponiendo de los datos de forma inmediata y lo más cercana posible.
- Dota de una gran seguridad para ingresar la nueva información, ya que no permite la modificación de todo lo subido.
- Hace que la información recopilada sea mucho más entendible y accesible para todas las personas de una empresa.
El uso de herramientas de Reporting proporciona las siguientes ventajas:
- El Reporting permite obtener de los informes dinámicos los aspectos más críticos del negocio seleccionando la información necesaria, quien la necesita y con que periodicidad, permitiendo de esta forma poder tomar las decisiones oportunas en cada momento.
- Permite disponer de la información centralizada y unificada que ofrece datos precisos y relevantes sobre cada una de las áreas de la empresa.
- Permite comparar datos históricos y datos presupuestados o previstos para analizar tendencias y controlar los indicadores de gestión según cada tipo de período temporal.
Respecto al Análisis OLAP, sus ventajas son:
- Permite realizar comparaciones entre diferentes datos de diferentes bases de datos.
- Es particularmente útil en el marco de la toma de decisiones en concreto, porque este método de análisis permite obtener indicadores variados y fiables del rendimiento de una empresa.
- Permite poner en marcha algunas herramientas de previsión sobre todo mediante la identificación de tendencias.
En cuanto al uso del Dashboard, sus ventajas son:
- Proporciona una visualización gráfica de la información.
- Permite acceder a la información recopilada en cualquier momento y desde cualquier lugar.
- Posibilita la recopilación de informes automáticamente, de forma que mejora las decisiones de negocio.
- Recopila el seguimiento de proyectos de manera fiable, ya que es continuo y flexible.
- Mejora el tiempo de respuesta para la toma de decisiones.
- Centraliza y comparte la información de negocio.
Conclusión
En definitiva, las mencionadas herramientas de BI son cruciales para que las empresas se mantengan en el mercado y se puedan anticipan a las necesidades de sus clientes.
La consultora tecnológica Gartner hizo un estudio en el que analizaron que todas las nuevas tecnologías BI que aplican las empresas mejorarán un 27% su actividad, ya que aplicarán nuevos elementos que permitirán mejoras de sus procesos productivos y empresariales.
Las ventajas que se ofrecen en las distintas herramientas que hemos mencionado, pueden servir como guía para que las empresas tomen una primera conciencia de la importancia que tiene BI y conozcan las posibilidades que proporcionan a su negocio.
Con las predicciones y el almacenamiento de datos globales e integrados que ofrecen las herramientas de Data Warehouse, la disponibilidad de información centralizada con datos precisos que recopilan los informes de Reporting, los fiables indicadores válidos que se obtienen del Análisis OLAP o la recopilación de informes del Dashboard para toma de decisiones, una empresa ya podrá contar con una ventaja respecto al resto de las empresas de su mercado y agilizará su negocio de forma rentable.
